Organisatorisches zur Fortschreibung
Auf dieser Seite finden Sie organisatorische Informationen, die bei Fortschreibungen zu beachten sind. Dazu zählen der Ablauf der Fortschreibung, die Meldung von Veränderungen im laufenden Überprüfungszeitraum und Fälle, in denen PerSEH für die Fortschreibung (noch) nicht genutzt werden kann.
Seiteninhalt
Ablauf der Fortschreibung
Der LWL ist als Träger der Eingliederungshilfe gesetzlich verpflichtet, regelmäßig die Wirkung der bewilligten Leistungen zu überprüfen. Im Rahmen der Überprüfung und Fortschreibung arbeiten der Mensch mit Behinderung, der Leistungserbringer und der LWL kooperativ zusammen.
Schritt 1: Fortschreibung der Leistung planen
- Der Leistungserbringer plant die Fertigstellung der Fortschreibung zum Vormonat des aktuellen Überprüfungszeitraums.
- Der LWL versendet zwei Monate vor Ende des aktuellen Überprüfungszeitraums postalisch eine Erinnerung zur Fortschreibung an den Leistungserbringer.
Schritt 2: Vorgehen mit der leistungsberechtigten Person besprechen
- Die Bezugsperson des Leistungserbringers bespricht mit der leistungsberechtigten Person das Vorgehen bei der Fortschreibung und die Beteiligung weiterer Personen (zum Beispiel: Person des Vertrauens, Angehörige, rechtliche Betreuung).
- Der Leistungserbringer stellt der leistungsberechtigten Person die Formulare „Rückblick“ und „Persönliche Sicht“ zur Verfügung und bespricht mit ihr mögliche Hilfestellungen beim Ausfüllen.
- Die Bezugsperson des Leistungserbringers vereinbart mit dem Menschen mit Behinderung einen Termin für ein Gespräch zur Fortschreibung.
- Der Leistungserbringer legt in PerSEH einen Vorgang Fortschreibung an und überträgt die Inhalte der ausgefüllten Formulare in PerSEH
Anmerkung:
Weitere Informationen zu den Formularen für die leistungsberechtigte Person, die Akteur:innen in Bedarfsermittlungsgesprächen und der Rollen und Aufgaben finden Sie auf der Seite „Fachliche Informationen".
Schritt 3: Gespräch mit der leistungsberechtigten Person führen
- Die Bezugsperson des Leistungserbringers führt das Fortschreibungsgespräch mit der leistungsberechtigten Person unter Berücksichtigung der Inhalte der für die Fortschreibung relevanten Bögen in PerSEH:
Element Basisdaten: Die Person des Leistungserbringers thematisiert mit dem Menschen mit Behinderung, welche Leistungen der Eingliederungshilfe und welche andere Leistungen er aktuell erhält und berät gegebenenfalls zu anderen möglichen Leistungen.
Rückblick: Gemeinsam erfolgt eine Rückschau auf den vergangenen Zeitraum und eine Wirkungskontrolle. Die leistungsberechtigte Person und die Bezugsperson des Leistungserbringers schauen gemeinsam auf die Ziele des vorherigen Zeitraums. Die leistungsberechtigte Person schätzt ein, ob und wie sie die Ziele zur sozialen Teilhabe aus dem letzten Planungszeitraum erreicht hat. Die Bezugsperson teilt ihre Einschätzung dazu mit und reflektiert mit der Person, welche Maßnahmen durchgeführt wurden und welche Einflussfaktoren beitragen haben. Gemeinsam erfolgt eine Reflexion zur aktuellen Teilhabesituation.
- Gesprächsleitfaden: Gemeinsam besprochen wird der aktuelle Stand der Lebenssituation des Menschen mit Behinderung mit einem Schwerpunkt auf den aktuellen individuellen Bedarfen. Hierzu dienen die Inhalte des „Formular: Persönliche Sicht“. So können die individuellen Teilhabeziele an den Wünschen und Einschätzungen des Menschen mit Behinderung wirkungsorientiert vereinbart werden.
- Maßnahmen und Leistungen: Die wichtigsten Maßnahmen und Leistungen zur Erreichung der Ziele werden gemeinsam geplant mit einer Einschätzung zum Zeitraum der Zielerreichung (Überprüfungszeitraum)
Anmerkung:
Weitere Informationen zu Haltung, Ablauf und Kommunikation in Bedarfsermittlungsgesprächen finden Sie auf der Seite „Fachliche Informationen“.
Weitere Informationen zur Dokumentation der Gesprächsinhalte in PerSEH finden Sie auf den Bogenseiten. Sie erreichen diese über die Übersichtsseite.
Weitere Informationen zur Nutzung des BEI_NRW in PerSEH finden sie auf der Seite "Technische Bedienung PerSEH".
Schritt 4: Im Bogen Fortschreibung dokumentieren
- Der Leistungserbringer dokumentiert die Inhalte und Ergebnisse des Fortschreibungsgesprächs im Bogen Fortschreibung in PerSEH und macht dies der leistungsberechtigen Person zugänglich.
Anmerkung:
Weitere Informationen zur Dokumentation der Gesprächsinhalte in PerSEH finden Sie auf den Bogenseiten. Sie erreichen diese über die Übersichtsseite:
Schritt 5: Fortschreibung an den LWL übermitteln
- Der Leistungserbringer übermittelt über PerSEH den Vorgang Fortschreibung an den LWL.
- Ein Versand weiterer Unterlagen erfolgt nur auf Anforderung durch den LWL.
Anmerkung:
Weitere Informationen zur Übermittlung und zum Rückerhaltet einer Fortschreibung finden Sie auf der Seite „Technische Bedienung PerSEH“:
Schritt 6: Fortschreibung prüfen und weiteres Vorgehen festlegen
- Der zuständige Mitarbeitende des LWL prüft die Plausibilität der Fortschreibung und entscheidet über das weitere Vorgehen (Entscheidung, Rückgabe zur Vertiefung, Einladung zum persönlichen Gespräch).
Schritt 7: Leistungen feststellen
- Nach der Entscheidung dokumentiert der Mitarbeitende des LWL diese in PerSEH und schließt den Vorgang. Das Ergebnis ist das BEI_NRW des Menschen mit Behinderung für den aktuellen Überprüfungszeitraum. Der Leistungserbringer macht dies für die leistungsberechtigte Person zugänglich.
- Der LWL erstellt und versendet den Gesamtplan (Ausnahme: Beendigung der Leistung).
- Der LWL erstellt und versendet den Bescheid.
Formulare für den Menschen mit Behinderung: Persönliche Sicht und Rückblick
Die Formulare „Persönliche Sicht“ und „Rückblick“ sind zentrale Bausteine zur Fortschreibung. Die Themen und Fragestellungen der Formulare bieten eine Vorstrukturierung der relevanten Themen. Sie ermöglichen dem Menschen mit Behinderung, sich in Ruhe Gedanken zu machen, etwas für sich aufzuschreiben oder gemeinsam mit einer Vertrauensperson zu reflektieren.
Der zuständige Leistungserbringer stellt dem Menschen mit Behinderung zur persönlichen Vorbereitung auf das Fortschreibungsgespräch die Formulare „Persönliche Sicht“ und „Rückblick“ zur Verfügung. Hierbei ist zu klären:
- Welche Form der Formulare möchte die Person ausfüllen?
- Benötigt die Person Assistenz beim Ausfüllen und wie soll dies umgesetzt werden?
Beide Formulare liegen in unterschiedlicher Form vor, so dass der Mensch mit Behinderung auf das Format zugreifen kann, dass ihm am besten entspricht.
Barrierefreie Formulare im LWL-Serviceportal
Die barrierefreien Online-Formulare stehen im LWL-Serviceportal zur Verfügung. Sie werden direkt an den LWL übermittelt. Das ausgefüllte Formular kann gespeichert und ausgedruckt werden, sodass es zum Übertrag in PerSEH zur Verfügung steht.
Hinweis: Eine Aufbewahrung des Ausdrucks seitens des Leistungserbringers ist nicht erforderlich.
Formulare zum Ausdrucken
Beide Formulare stehen als beschreibbares PDF zur Verfügung, so dass sie ausgedruckt und als „echtes“ Papier beschrieben oder am PC ausgefüllt werden können. Ausfüllhilfen bieten weitere Informationen zu den Formularen.
Hinweis: Im Rahmen der Fortschreibung werden die Inhalte des Formulars durch die Leistungserbringer in PerSEH übertragen. Die ausgefüllten Formulare sind seitens des Leistungserbringers aufzubewahren. Ein Versand an den LWL erfolgt nur nach Aufforderung durch den LWL.
Formulare in Leichter Sprache
Eine Version des Formulars Rückblick in Leichter Sprache wird zurzeit erarbeitet.
Bildliche Ausgestaltung der Formulare
Der Mensch mit Behinderung kann seine Antworten auf die Fragen in den ausgedruckten Formularen malen, graphisch ausgestalten oder sie beantworten, indem er Fotos oder Bilder einklebt.
Die bildliche Ausgestaltung kann als Anlage zu den Online-Formularen im LWL-Serviceportal hochgeladen oder dem LWL auf dem Postweg zugeschickt werden.
Fortschreibung nach einer Bedarfsermittlung ohne BEI_NRW
Leistungserbringer mit Zugang zu PerSEH verwenden für alle Fortschreibungen das BEI_NRW in PerSEH – auch wenn die letzte Bedarfsermittlung nicht mit BEI_NRW erfolgt ist. Der Umgang mit Ausnahmen, bei denen PerSEH für die Fortschreibung (noch) nicht genutzt werden kann, wird beschrieben unter: „Fortschreibungen außerhalb von PerSEH“.
Der Bogen „Rückblick“ im Vorgang „Fortschreibung“ dient der gemeinsamen Rückschau auf den vergangenen Zeitraum und der Einschätzung der Teilhabesituation. Das kann unabhängig davon erfolgen, wie die letzte Bedarfsermittlung dokumentiert wurde.
Auf der Seite „Ziele“ im Bogen „Rückblick“ bleiben die Felder zur Übernahme aus dem letzten Planungszeitraum leer. Die Gedanken der leistungsberechtigten Person zum Rückblick auf ihre persönlichen Ziele und die fachliche Einschätzung des Leistungserbringers zur Zielerreichung sind in die entsprechenden Freitextfelder einzutragen.
Die Reflexionsfragen auf der Seite „Wirkung“ im Bogen „Rückblick“ sind nicht abhängig von der Art der Dokumentation im vorherigen Überprüfungszeitraum und sind gemeinsam zu besprechen und einzutragen.
Änderung des Bedarfs im aktuellen Überprüfungszeitraum
Änderungen im laufenden Überprüfungszeitraum werden aktuell nicht im BEI_NRW bearbeitet. Sie sind dem LWL wie bisher schriftlich per Brief, Fax oder Mail mit den entsprechenden Unterlagen zuzusenden.
Fortschreibungen außerhalb von PerSEH
Bei der Bedarfsermittlung einiger Leistungen wird das BEI_NRW in PerSEH noch nicht eingesetzt:
- Leistungen in Form von ISB (Individuelle Schwerstbehindertenbetreuung)
- Leistungen im Persönlichen Budget
- Leistungen in Form von BWF (Betreutes Wohnen in Gastfamilien)
- Assistenzleistungen (zum Beispiel Elternassistenz, Taubblindenassistenz, Studienassistenz, …)
- Leistungen zum Erwerb und Erhalt praktischer Kenntnisse und Fähigkeiten (Leistungen zur Tagesstruktur, ehemals LT 23 / LT 24)
- Leistungen im Rahmen eines Dauerverwaltungsaktes (umgangssprachlich: "unbefristete Kostenzusage") innerhalb besonderer Wohnformen
Bitte klären Sie mit Ihrer Ansprechperson beim LWL, wie die Fortschreibung dieser Leistung erfolgen soll.
Bei leistungsberechtigten Personen, die dauerhaft außerhalb des LWL-Gebietes leben und bei denen der LWL Kostenträger ist, findet das Verfahren des Ortes des tatsächlichen Aufenthalts Anwendung.
Bei leistungsberechtigten Personen, die im Zuständigkeitsbereich des LVR leben und bei denen der LWL Kostenträger ist, ist die Art der Fortschreibung mit dem LVR abzustimmen. Bitte schicken Sie die entsprechenden Unterlagen der Ansprechperson, die für die leistungsberechtigte Person zuständig ist.
Datenschutz bei der Dokumentation in PerSEH
Bei der Nutzung von PerSEH durch Mitarbeitende des LWL gelten die Hinweise zum Schutz der persönlichen Daten des Menschen mit Behinderung (datenschutz-perseh.lwl.org).
Sobald der Leistungserbringer feststeht, erhält dieser einen Zugriff auf die Dokumentation der Bedarfsermittlung und die damit verbundenen personenbezogenen Daten, damit die zuständige Ansprechperson beim Leistungserbringer den Menschen mit Behinderung gut unterstützen kann.
Im Rahmen der Fortschreibung führt der Leistungserbringer ein Gespräch mit dem Menschen mit Behinderung, dokumentiert dieses Gespräch in PerSEH und übermittelt die Inhalte digital an den LWL. Für die Datenverarbeitung im Rahmen der Bedarfsermittlung und Fortschreibung im Sinne des Artikel 4 Nummer 7 DSGVO ist der Leistungserbringer selbst verantwortlich.
Kontakt
Technische Probleme
Bei technischen Problemen mit den Verfahren PerSEH und LWL-Bena wenden Sie sich an den User Help Desk (UHD).
Tel: 0251 591-1880
Verwaltung von Administrator:innen
Bei Fragen zur Anlage, Änderung und Löschung von Administratorinnen und Administratoren wenden Sie sich an folgende E-Mail-Adresse.
Einzelfall
Bei Fragen zum Einzelfall (wie neuer Leistungserbringer, Leistungsberechtigte nicht angezeigt in PerSEH) wenden Sie sich an die Teilhabeplanung.
Fachliche Fragen
Bei grundsätzlichen fachlichen Fragen zum Bedarfsermittlungsinstrument BEI_NRW wenden Sie sich an das Team zur Weiterentwicklung des BEI_NRW.