Das Handbuch "BEI_NRW – ICF Orientierung“ gibt eine kurze Einführung in die Thematik ICF in ihrer Relevanz für die Bedarfsermittlung mit dem BEI_NRW: gesetzlicher und fachlicher Hintergrund, Aufbau, Inhalt und Struktur und das bio-psycho-soziale Modell.

Für die Arbeit mit dem Bedarfsermittlungsinstrument BEI_NRW muss die ICF in der Anwendung in der Eingliederungshilfe angewandt werden können. Im Sinne der ICF wird Behinderung als Ergebnis der Wechselwirkung zwischen einem Menschen mit einem Gesundheitsproblem und den Kontextfaktoren bezogen auf seine funktionale Gesundheit definiert.

Die Bedarfsermittlung orientiert sich am Bio-psycho-sozialen Modell, welches alle Komponenten der ICF verknüpft und die Wechselwirkungen abbildet.

Aktivitäten sind das, was der Mensch mit Behinderung tut. Dass, was er gut kann und was er weniger gut kann. Teilhabe (Partizipation) meint das Einbezogen sein in eine Lebenssituation.

Die neun Kapitel der „Aktivitäten und Teilhabe“ der ICF sind im BEI_NRW 3.0 in drei Bereiche zusammengefasst.

Die Zusammenstellung der neun Kapitel der Aktivitäten und Teilhabe in die drei Bereiche entspricht den Praxiserfahrungen aus Gesprächen mit leistungsberechtigten Personen. Kapitel der ICF, in denen es häufige Überschneidungen gibt, sind jeweils in einem Bereich zusammengefasst. Diese Zusammenfassung ermöglicht einen personenzentrierten und individuellen Gesprächsfluss und eine anwenderfreundliche Dokumentation des Gespräches. Dabei ist es weiterhin möglich, alle relevanten Themen der neun Kapitel zu besprechen und zu dokumentieren. Zu berücksichtigen ist, dass es Zusammenhänge zwischen den einzelnen Kapiteln und damit auch zwischen den einzelnen Bereichen gibt. Querverweise von einem Bereich zu einem anderen sind möglich und sinnvoll.

Im Sinne der ICF und des bio-psycho-sozialen Modells werden die Wechselwirkungen mit den Kontextfaktoren ebenfalls in den Blick genommen und gegebenenfalls dokumentiert.

Wichtige Fragestellungen für den Menschen mit Behinderung sind:

• Was ist Ihnen wichtig?
• Wobei möchten und benötigen Sie Unterstützung?
• Was gelingt Ihnen und was gelingt Ihnen nicht?
• Was möchten Sie verändern?

Zusätzlich können folgende Fragen hilfreich sein:

• Was möchten Sie beibehalten?
• Was möchten Sie erhalten?
• Was könnte Ihnen gelingen?
• Was möchten Sie dazulernen?

Der Gesprächsleitfaden im BEI_NRW orientiert sich an der ICF. Demnach sind Behinderung und Beeinträchtigungen der Funktionsfähigkeit keine statischen Merkmale, sondern vielmehr als ein dynamischer Prozess zu verstehen. Im bio-psycho-sozialen Modell werden die Kontextfaktoren mit einbezogen. Die Kontextfaktoren und Aktivitäten und Teilhalbe stehen in Wechselwirkung, beeinflussen sich also gegenseitig. Dies bedeutet, dass die Angaben zu den Kontextfaktoren mit der Betrachtung der Aktivitäten und Teilhabe in Verbindung gebracht werden müssen.

Kontextfaktoren beschreiben den persönlichen Lebenshintergrund des Menschen mit Behinderung. Kontextfaktoren sind aufgeteilt in Personbezogene Faktoren und Umweltbezogene Förderfaktoren und Barrieren.

Zu Personbezogenen Faktoren gehören zum Beispiel: bisherigen Erfahrungen im Leben, wichtige Dinge aus der Vergangenheit, Eigenschaften – wie der Mensch mit Behinderung ist und was ihn ausmacht.

Zu Umweltbezogenen Förderfaktoren gehören zum Beispiel: Menschen, die für den Menschen mit Behinderung da sind, Hilfsmittel (zum Beispiel ein Rollstuhl und oder technisches Hilfsmittel), gute Busverbindungen, Geschäfte in naher Wohnumgebung.

Zu Umweltbezogenen Barrieren gehören zum Beispiel: Menschen, die den Menschen mit Behinderung nicht unterstützen, fehlender Rollstuhl oder fehlende technische Hilfsmittel, keine gute Busverbindung, keine erreichbaren Geschäfte, eine nicht passende Wohnumgebung, fehlende Barrierefreiheit.

Die Komponente des Körpers im Sinne der ICF besteht aus zwei Klassifikationen, eine für die Funktion von Körpersystemen und eine für die Körperstrukturen.

Beurteilungen, Codierungen und Dokumentationen dieser Komponente werden nach ICF Vorgaben durch hierzu qualifiziertes Fachpersonal (in der Regel Ärzte und Ärztinnen) durchgeführt. Liegen entsprechende Angaben vor, können diese übertragen werden.

Körperfunktionen sind die physiologischen Funktionen von Körpersystemen (einschließlich psychologischer Funktionen).

Körperstrukturen sind die anatomischen Teile des Körpers, wie Organe, Gliedmaßen und ihre Bestandteile.

Schädigungen sind Beeinträchtigungen einer Körperfunktion oder -struktur, wie z.B. eine wesentliche Abweichung oder ein Verlust.

Die leistungsberechtigte Person ist die richtungsgebende und verantwortliche Person im Prozess der Fortschreibung. Die leistungsberechtigte Person beschreibt die Veränderungen im Hinblick auf die Situation des vergangenen Planungszeitraumes, ihre aktuelle Lebenssituation, ihre zukünftigen Wünsche sowie Vorstellungen und reflektiert die Situationen unter Berücksichtigung ihrer eigenen Person in Verbindung mit ihrer Umwelt.

Die Vertretung der leistungsberechtigten Person nimmt im Prozess eine stellvertretende Rolle ein. Die Ausgestaltung dieser Rolle kann je nach Aufgabenkreisen sowie unter Berücksichtigung der Fähigkeiten im Hinblick auf die Bewältigung des eigenständigen Handelns der leistungsberechtigten Person variieren. Die Vertretung innerhalb der Aufgabenkreise gegenüber Dritten ist für die leistungsberechtigte Person rechtsverbindlich. Dabei wird die Handlungsfähigkeit der Person nicht verdrängt, diese kann weiterhin selbstwirksam Rechtsgeschäfte tätigen (Ausnahmen: Geschäftsunfähigkeit oder Einwilligungsvorbehalt). Außerdem ist dem eigenständigen Handeln der leistungsberechtigten Person i.d.R. der Vorzug vor der stellvertretenden Entscheidung zu geben, d.h. die Vertretung muss jeweils prüfen, ob sie stellvertretend tätig werden muss oder ob es z.B. ausreicht, die betreffende Person zu begleiten/anzuleiten/zu unterstützen.

Die Definition und Ausgestaltung der Rollen und Aufgaben der Person des Vertrauens bestimmt die leistungsberechtigte Person und ist im Verfahren/im Gespräch zu Beginn seitens der Teilhabeplanung zu erfragen.

Der Leistungserbringer dokumentiert den Teilhabeprozess im BEI_NRW. Darüber hinaus übernimmt der Leistungserbringer im Prozess - je nach Einverständnis und/oder Bedarf der leistungsberechtigten Person - verschiedene Rollen und Aufgaben: Assistenz, Unterstützung, Begleitung, Befähigung, Beratung und Ergänzung.

Die Teilhabeplanung nimmt im Prozess abhängig vom Einzelfall verschiedene Rollen und Aufgaben ein: Begleitung, Unterstützung, Analyse (Prüfung, Kontrolle, Sicherstellung der Kriterien des §117 SGB IX), Rückmeldung, ggf. Anforderung, Beratung und Steuerung. Der Teilhabeplanung obliegt die Entscheidung und Bewilligung der Leistung.

Die Wegweiser im Hinblick auf die Haltung sind als eine Orientierung für die innere Grundhaltung zu verstehen, die das eigene Denken und Handeln besonders im Bedarfsermittlungsgespräch mit der leistungsberechtigten Person prägt.

1. Es ist ein gemeinsames Gespräch.
2. Ziel des gemeinsamen Gespräches ist, auf Grundlage von Fragen die Lebenssituation und die Wünsche der leistungsberechtigten Person zu verstehen.
3. Die Teilhabeplanung und/oder der Leistungserbringer ist in erster Linie für den Rahmen und den Prozess verantwortlich.
4. Die Teilhabeplanung und/oder der Leistungserbringer hat in der Beratung und Bedarfsermittlung die Aufgabe, die leistungsberechtigte Person zu unterstützen, sodass sich ihr eine Vielzahl an Möglichkeiten zur Gestaltung ihrer Teilhabesituation eröffnet.
5. Die leistungsberechtigte Person erlebt sich selbstwirksam und als handelnde:r Akteur:in in der Planung seines:ihres Lebens.
6. Ausgehend von der Persönlichen Sicht der leistungsberechtigten Person bringt die Teilhabeplanung und/oder der Leistungserbringer eine Aufgeschlossenheit mit und macht Angebote, um weiterführende Optionen und Gedanken der leistungsberechtigten Person einfließen zu lassen.
7. Die Teilhabeplanung und/oder der Leistungserbringer erlebt das eigene Verstehen als Hypothesen und kann diese im Verlauf der Bedarfsermittlung ständig anpassen.

Die Wegweiser im Hinblick auf den Ablauf sind als Orientierung für ein personenzentriertes und zielführendes Bedarfsermittlungsgespräch anzusehen.

1. Personenzentrierte Vorbereitung

• Individuelle und personenzentrierte Kommunikationsmöglichkeiten schaffen
• Begleitung anbieten und/oder sicherstellen
• Zeitrahmen definieren und individuell anpassen
• Räumliche Anpassung an individuelle Bedarfe
• Unterlagen bereitstellen/bereitlegen
• Verwaltungskontextuelle Organisation
• Gesprächsorganisation

2. Persönliche Begrüßung

• Vorstellung
• Rollenklärung
• Ziel/Anlass des Gespräches
• Darstellung des Ablaufs
• Darstellung/Erklärung der Inhalte
• Berücksichtigung individueller Bedürfnisse

3. Individuelle Bedarfsermittlung

• Basisdaten
• Persönliche Sicht/Persönliche Ziele
• Lebenssituation
• Ressourcen und Bedarfe entlang der neun Kapitel der International Classification of Functioning, Disability and Health (ICF)
• Kontextfaktoren
• Vertiefungen
• Zielplanung, Maßnahmen- und Leistungsplanung
• Sozialraumorientierung
• Leistungsform

4. Zusammenfassung

• entscheidende Aspekte und Besonderheiten hervorheben

5. Ausblick

• Information zum weiteren Vorgehen und gemeinsame Abstimmung

6. Klärung offener Fragen

7. Persönlicher Gesprächsausstieg

Eine individuell ausgerichtete Kommunikation zwischen den beteiligten Personen ist ein wesentlicher Baustein für eine Bedarfsermittlung. Für die flexible und auf die einzelne Person ausgerichtete Gesprächsführung und anschließende Dokumentation im BEI_NRW müssen die Teilhabeplanung und/oder der Leistungserbringer fachlich-inhaltlich mit einer ICF-orientierten Bedarfsermittlung und der Struktur der Bögen und Seiten in PerSEH gut vertraut sein. Dazu können die auf der Internetseite des LWL-Inklusionsamtes Soziale Teilhabe und im Hilfemenü in PerSEH hinterlegten Materialien genutzt und in einem Gespräch individuell angepasst werden.

1. Individuelle und flexible Gesprächsführung:

• Die Kommunikation mit der leistungsberechtigten Person findet in einer für diese geeigneten und wahrnehmbaren Form statt.
• Die Themen und Fragestellungen im BEI_NRW werden von der Teilhabeplanung und/oder dem Leistungserbringer in eine für die leistungsberechtigte Person verständliche Form übersetzt.
• Die Leistungserbringer halten eine auf die jeweilige Person abgestimmte Planung der Unterstützung vor, die die individuelle Kommunikation der Person, sowie die für eine gelingende Kommunikation erforderlichen Methoden und Hilfsmittel (z.B. einfache Sprache, Bilder, Unterstützte Kommunikation), berücksichtigt. Diese nutzen sie für das Bedarfsermittlungsgespräch und übersetzen die ICF orientieren Fragestellungen im BEI_NRW entsprechend.
• Die gesamte Dokumentation des Bedarfsermittlungsgespräches erfolgt entlang des Gesprächsflusses. Dies bedeutet, dass die für die Person relevanten Fragestellungen nicht von oben nach unten vorgelesen werden, sondern flexibel und auf die Gesprächssituation ausgerichtet eingebracht werden. Die ICF-orientierte Zuordnung und Dokumentation kann in einem zweiten Schritt erfolgen.

2. Aufnahme von stellvertretenden Äußerungen:

• Im BEI_NRW können stellvertretende Äußerung dokumentiert werden.
• Stellvertretende Äußerungen werden durch Personen vorgenommen, die eine enge und vertrauensvolle Beziehung zu der leistungsberechtigten Person haben.
• Die Personen, die stellvertretende Äußerungen tätigen, versetzen sich in die leistungsberechtigte Person hinein und nehmen sich selbst als Person zurück.
• Stellvertretende Äußerungen werden im Sinne der leistungsberechtigten Person getätigt.

3. Kommunikation mit weiteren beteiligten Personen:

• Informationen weiterer beteiligter Personen können erfragt und festgehalten werden.
• Die Beschreibungen können ergänzenden Charakter haben oder auch abweichende Einschätzungen widerspiegeln.
• Die Dokumentation hierzu in PerSEH ist transparent und nachvollziehbar zu gestalten.

4. Dokumentation der Art der Unterstützung in der Kommunikation:

• Im Formular Persönliche Sicht kann die Art der Unterstützung dokumentiert werden (Frage: „Wie wurde unterstützt“). Hier wird dokumentiert, ob die von der leistungsberechtigten Person geäußerten Worte für sie aufgeschrieben worden sind oder ein Aufschreiben im Sinne der leistungsberechtigten Person erfolgt ist.
• Im BEI_NRW erfolgt die Dokumentation hinsichtlich der Art der Unterstützung im Bogen Gesprächsleitfaden auf der Seite Persönliche Ziele und im Bogen Rückblick auf der Seite Wirkung. Hier kann zudem dokumentiert werden, wie und mit welchen Methoden die Äußerungen der leistungsberechtigten Personen herausgearbeitet worden sind.

Zur Vorbereitung der Fortschreibung kann der Mensch mit Behinderung selbständig oder mit Assistenz die Formulare „Persönliche Sicht“ und „Rückblick“ ausfüllen. Der Leistungserbringer führt mit der leistungsberechtigten Person ein Fortschreibungsgespräch und dokumentiert dieses im BEI_NRW in PerSEH. Hierfür steht ihm ein Zugang zum Datenverarbeitungsverfahren PerSEH zur Verfügung.

Im Fortschreibungsgespräch wird gemeinsam mit dem Menschen mit Behinderung thematisiert, wie gut die bisherigen Ziele zur sozialen Teilhabe erreicht wurden und wie zufrieden er aktuell damit ist. Auf dieser Grundlage wird der zukünftige Unterstützungsbedarf geplant. Der Leistungserbringer dokumentiert alles im BEI_NRW in  PerSEH und sendet es an den LWL, der dann prüft und über das weitere Vorgehen entscheidet. Der LWL dokumentiert die Entscheidung in PerSEH und schließt den Vorgang. Das Ergebnis ist das BEI_NRW des Menschen mit Behinderung für den aktuellen Überprüfungszeitraum.    

Leistungserbringer, die einen Zugang zu PerSEH haben, nutzen für alle Fortschreibungen das BEI_NRW in PerSEH, d.h. auch für diejenigen, bei denen die letzte Bedarfsermittlung oder Fortschreibung nicht mit dem BEI_NRW erfolgt ist. Hierzu stehen den Anwender:innen automatisiert die Stammdaten der leistungsberechtigten Person zur Verfügung, so dass sie einen entsprechenden Vorgang anlegen können.

Das dokumentierte Fortschreibungsgespräch wird online über PerSEH an den LWL versandt. Weitere Unterlagen müssen nur auf Anforderung eingereicht werden. Eine Unterschrift ist nicht erforderlich.

Nach abschließender Prüfung durch den LWL und Erstellung  des Gesamtplans wird dem Menschen mit Behinderung der Vorgang Fortschreibung aus PerSEH zur Verfügung gestellt.

Das BEI_NRW ist ein Bedarfsermittlungsinstrument, das im Rahmen der Fortschreibung genutzt wird. Das Verwaltungshandeln des LWL (z.B. in Bezug auf Gesamtplan, Bescheid) ist hiervon nicht betroffen.

Das BEI_NRW ist seitens der Leistungserbringer zur Fortschreibung zum Ende des Überprüfungszeitraums zu nutzen. Änderungen im laufenden Überprüfungszeitraum werden aktuell nicht im BEI_NRW bearbeitet. Sie sind dem LWL wie bisher schriftlich per Brief, Fax oder Mail mit den entsprechenden Unterlagen zuzusenden.

Bei bisher "unbefristeten Bewilligungen" erfolgt eine Fortschreibung nach Anforderung durch den LWL.

Bei leistungsberechtigten Personen, die dauerhaft außerhalb des LWL-Gebietes leben und bei denen der LWL Kostenträger ist, findet das Verfahren des Ortes des tatsächlichen Aufenthalts Anwendung.

Auch für Leistungsberechtigte, die im LVR Gebiet leben und bei denen der LWL Kostenträger ist, ist die Art der Fortschreibung mit dem LVR abzustimmen. Bitte schicken Sie die entsprechenden Unterlagen der Ansprechperson, die für Ihren Klienten/ Ihre Klientin zuständig ist.

Der LWL kann den Zugriff auf das BEI_NRW in PerSEH ausschließlich den Leistungserbringern in Westfalen-Lippe zur Verfügung stellen.