Freitextfelder können sowohl in Fließtext, als auch in Stichpunkten gefüllt werden. Ausschlaggebend ist, dass die Situation und der Bedarf der leistungsberechtigten Person verständlich dargestellt werden. In der Gesamtsicht auf das BEI_NRW stellt sich der Bedarf aus dem Zusammenspiel von Aktivitäten und Teilhabe, Kontextfaktoren, Persönlichen Zielen, konkreten Teilhabezielen und Maßnahmen dar.

In der Dropdown-Liste (1) ist die Art der Bedarfsermittlung auszuwählen. Für den Vorgang „Neufall“ ist hier „Erstbedarfsermittlung“ auszuwählen. Für den Vorgang „Fortschreibung“ ist „Folgebedarfsermittlung“ zu wählen.

In die Freitextfelder (2) werden Stammdaten von der Personenebene eines Falls zum Zeitpunkt der Anlage automatisch in den Vorgang übertragen. Änderungen der Stammdaten sind auf der Personenebene einzutragen und zusätzlich dem LWL schriftlich mitzuteilen.

In das Freitextfeld (3) ist einzutragen, welche Personen zusätzlich zur leistungsberechtigten Person an der Erstellung des BEI_NRW mitgewirkt haben. Dies können zum Beispiel Mitarbeitende des Leistungserbringers, vertraute Personen und die Teilhabeplanung sein.

Wurden für die Bedarfsermittlung Hilfsmittel verwendet, sind diese im Freitextfeld (4) einzutragen.

Unter dem Punkt „Rückfragen bitte an“ sind die Kontaktdaten der Person in die Freitextfelder (1) einzutragen, die die Ansprechperson für die Inhalte des vorliegenden BEI_NRW in PerSEH ist und für Rückfragen zur Verfügung steht. Dies ist in der Regel die Person, die das BEI_NRW in PerSEH ausgefüllt hat.

Mit dem Hinzufügen-Button (2) können weitere Personen eingetragen werden, die für inhaltliche Rückfragen zu dem BEI_NRW in PerSEH zur Verfügung stehen.

Der Radiobutton (3) unter dem Punkt „Rechtliche Vertretung“ dient dazu, eine oder mehrere rechtliche Vertretungen anzulegen, sofern diese vorhanden sind. Wenn die leistungsberechtigte Person keine rechtliche Vertretung hat, bleibt die Auswahl auf der Vorauswahl „Nein“.

Wenn unter dem Punkt „Rechtliche Betreuung bzw. bevollmächtigte Person vorhanden“ der Radiobutton (1) mit „Ja“ angewählt wird, öffnet sich eine Eingabemaske in der die Kontaktinformationen der entsprechenden Person einzutragen sind.

Die Multiselectbox mit dem Titel „Aufgabenbereiche“ (2) dient dazu, die Aufgabenbereiche der Rechtlichen Betreuung oder bevollmächtigten Person zu dokumentieren. Hier können auch Aufgabenbereiche als Teilbereiche ausgewählt werden. Die Aufgabenbereiche rechtlicher Betreuung sind der aktuellsten Betreuungsurkunde zu entnehmen.

Mit dem Hinzufügen-Button (3) können weitere Rechtliche Betreuungen oder bevollmächtigte Personen hinzugefügt werden.

Die Multiselectbox (4) mit dem Titel „Bisher unterstützende Personen/Institutionen“ dient dazu, Unterstützung der leistungsberechtigten Person zum Beispiel durch Partnerin/Partner oder Familienangehörige zu dokumentieren.

In dem Bereich Schule/ Ausbildung/ Beruf kann der schulische und berufliche Werdegang eingetragen werden. Sofern dies Einfluss auf den Bedarf hat, ist ein möglichst vollständiges Ausfüllen an dieser Stelle empfohlen.

Die Freitextfelder (1) dienen dazu, die Form der Beschäftigung einzutragen und, wenn nötig, Ergänzungen hinzuzufügen.

Die Dropdown-Liste (2) gibt die Möglichkeit den Verlauf der Beschäftigung zu dokumentieren. Nicht abgeschlossene Beschäftigungen sind dort gleichermaßen aufzuführen.

Mit dem Radiobutton (1) unter dem Punkt „Ärztliche Anbindung“ kann angegeben werden, ob eine ärztliche Anbindung besteht oder nicht. Die Vorauswahl ist „Nein“. Wenn „Ja ausgewählt wird, erscheint eine Multiselectbox, mit der Möglichkeit ärztliche Anbindung unterschiedlicher Fachrichtungen anzulegen.

Wenn der Name der Arztpraxis bekannt ist, ist dieser in dem zugehörigen Freitextfeld (3) einzutragen.

Der Radiobutton mit dem Titel „Beschluss liegt vor“ (4) ist mit „Ja“ auszuwählen, wenn ein aktueller Gerichtbeschluss zu der Erlaubnis freiheitsentziehender Maßnahmen vorliegt. Wenn ein aktueller Beschluss vorliegt, ist dieser an den LWL zu senden. Die Vorauswahl ist „Nein“.

Unter dem Punkt „Art der Behinderung im Sinne der Eingliederungshilfeverordnung“ können Behinderungen und Diagnosen der leistungsberechtigten Person aufgenommen werden. Die Checkboxen (5) dienen dazu, die Art der Behinderung anzugeben. Hier können mehrere Felder angekreuzt werden, wenn unterschiedliche Behinderungen mit entsprechender fachärztlicher Diagnose vorliegen.

Das Eingabefeld mit dem Titel „Diagnose nach ICD-10“ (6) mit Autovervollständigung bietet die Möglichkeit Diagnosen der leistungsberechtigten Person einzutragen. Sobald die ersten drei Zeichen des ICD-Code oder ein Teil des Titels einer Diagnose eingetragen werden, werden Vorschläge angezeigt, von denen einer auszuwählen ist. In dem Feld „Diagnosesicherheit x. Diagnose“ (6) ist die Diagnosesicherheit einzutragen, falls sie vorliegt. Zu den aufgeführten Diagnosen müssen entsprechende Unterlagen beim LWL eingereicht werden.

Mit dem Hinzufügen-Button (7) können weitere Diagnosen angelegt werden.

Die Checkboxen mit dem Titel „Art der Schädigung“ (1) sind auszuwählen, falls Ansprüche nach dem Sozialen Entschädigungsrecht geltend gemacht wurden. Ein entsprechender Anerkennungsbescheid ist dem LWL zu übersenden. Wenn deutliche Hinweise auf einen möglichen Anspruch bestehen, sollte im Gespräch auf die Möglichkeit eines entsprechenden Antrags hingewiesen werden. Leistungen nach dem Opferentschädigungsgesetz sind vorrangig gegenüberüber Leistungen der Eingliederungshilfe. Die endgültige Entscheidung, ob ein derartiger Antrag gestellt und ein entsprechendes Verfahren durchlaufen wird, obliegt der betroffenen Person.

Unter dem Abschnitt „Schwerbehinderung“ (2) kann der aktuell anerkannte Grad der Behinderung in ganzen Zahlen (0-100) angegeben werden. Hier erfolgt eine Vorbelegung aus den Daten auf der Personenebene. Die Multiselectbox (2) dient der Aufnahme von Merkzeichen. Sollte ein Grad der Behinderung angegeben werden, ist ein Nachweis der Schwerbehinderung an den LWL zu übersenden. Sollte ein Änderungsantrag gestellt worden sein, ist dies grundsätzlich hilfreich zu kommunizieren und im relevanten Bereich einzutragen.

Unter dem Abschnitt „Persönliches Budget“ kann mittels Checkbox (3) angegeben werden, ob zum persönlichen Budget beraten wurde.

Falls „teilweise“ oder „vollständig“ (3) für die Beantragung der Leistung als persönliches Budget ausgewählt wird, ist das Freitextfeld „Angaben zu den als Persönliches Budget beantragten Leistungen“ (4) verpflichtend auszufüllen. Der Vorgang lässt sich nur nach Ausfüllen des Freitextfeldes speichern. Hier kann geschildert werden, welche Leistungen als persönliches Budget beantragt werden und wie die Leistungen begründet sind. Die Begründung ist vor allem dann wichtig, wenn der festgestellte Bedarf mit Leistungen gedeckt wird, für die keine Vergütung mit dem LWL verhandelt wurde. Die Vorauswahl ist „Nein“.

Im Freitextfeld „Empfehlungen und Hinweise“ (1) können, wenn notwendig, spezifische auf das Persönliche Budget bezogene Angaben dokumentiert werden.

Nachfolgend sind Ort und Datum (2) der Bearbeitung des BEI_NRW in PerSEH einzutragen. Wenn die Bearbeitung des BEI_NRW in mehreren Gesprächen stattgefunden hat, ist das Datum des letzten Gesprächs anzugeben.

In den nachfolgenden Freitextfeldern (2) ist der Name der leistungsberechtigten Person und wenn vorhanden einer rechtlichen Betreuung / bevollmächtigten Person einzutragen. Eine händische Unterschrift des Dokuments ist nicht notwendig, jedoch ist das abgeschlossene BEI_NRW der leistungsberechtigten Person zugänglich zu machen.